Fördelar med en automatiserad fakturaprocess och vad du bör tänka på

Fakturaautomatisering är i princip vad namnet säger. Det är när du använder teknik för att digitalisera och automatisera faktureringsprocessen. Det innebär att man använder programvara eller tjänster för e-fakturering för att hantera uppgifter som traditionellt sköts manuellt, t.ex. datainsamling, validering och attestering.

Automatiserad fakturering snabbar upp faktureringsprocessen och minimerar det manuella arbetet, vilket banar väg för ökad effektivitet, förbättrad noggrannhet och en strömlinjeformad verksamhet. Dessutom frigörs tid för att koncentrera sig på strategiska initiativ och aktiviteter med stor effekt istället för vardagliga, repetitiva uppgifter.

Fakturaautomatisering effektiviserar faktureringsprocessen, men den ser olika ut beroende på om ni vill hantera utgående fakturor (Kundfaktura) eller inkommande fakturor (Leverantörsfaktura). Här förklarar vi hur respektive process fungerar.

Kundfaktura (AR) Automation

 (skicka fakturor)

Skapande av faktura: Kundfakturahanteringen börjar med att en faktura skapas automatiskt. När en inköpsorder har mottagits från en köpare skapas fakturan i ert affärssystem och ni fakturerar kunderna för de varor eller tjänster de har beställt, vilket minskar behovet av manuell registrering.

Validering: Innan e-fakturan skickas till kunden genomgår den en automatiserad valideringsprocess. Dessa digitala kontroller verifierar att fakturan uppfyller alla fastställda regler och standarder, vilket gör att det inte behövs någon manuell kontroll i detta skede.

Leverans till mottagaren: När fakturan har godkänts skickas den antingen direkt till kunden, i enlighet med dennes önskemål och förutsättningar för att hantera fakturan, eller till en mellanhand för vidare hantering. Båda sätten är framtagna för att säkerställa att transaktionen genomförs effektivt och smidigt, uteslutande med hjälp av digitala medel.

Inbetalningshantering: När kunden genomfört betalningen, och leverantören bekräftat mottagandet av pengarna, matchas transaktionen automatiskt och registreras mot den/de relevanta fakturan/fakturorna i systemet. Även om denna process till största delen är automatiserad kan det krävas en slutlig granskning och avstämning av medarbetarna för att garantera att processen är korrekt innan den avslutas.

Leverantörsfaktura (AP) Automation

(ta emot fakturor)

Faktura mottagen: Leverantörsfakturahanteringen startar när en faktura från en leverantör tas emot. I ett automatiserat system tas fakturan emot direkt i ert affärssystem i ett strukturerat dataformat, vilket säkerställer smidig leverans och datasäkerhet utan behov av mänsklig inblandning.

Matchning/kontering/attestering av fakturor: I denna fas matchas och konteras fakturan noggrant mot relevanta dokument, t.ex. inköpsorder eller följesedlar. Detta sker digitalt och systemet hanterar automatiskt matchningen och konteringen, vilket säkerställer att de fakturerade artiklarna motsvarar det som beställts och levererats. När fakturan har matchats och konterats krävs dock en manuell granskning för slutligt godkännande.

Godkännande: När fakturans uppgifter har kontrollerats går den vidare till godkännandefasen. En person granskar och godkänner fakturan för att bekräfta att den är korrekt, vilket är det enda steget som kräver manuell bearbetning i en annars helt digital process.

Betalning: När alla godkännanden har gjorts kan fakturan betalas. Detta steg säkerställer att leverantörerna får betalt i tid och bidrar till att upprätthålla goda affärsrelationer, samtidigt som det minskar den manuella arbetsbörda som vanligtvis förknippas med detta steg.

Arkivering: Efter betalning arkiveras fakturan i enlighet med lokala bestämmelser, vilket gör den tillgänglig för framtida kontroller eller revisioner, utan att någon ytterligare manuell hantering krävs.

När man överväger att införa automatiserad fakturahantering är det viktigt att vara medveten om att det inte finns en enskild lösning som passar alla. Beroende på era specifika behov kan fokus ligga på att effektivisera leverantörsreskontran (AP) eller kundreskontran (AR), eller ibland båda. Även om de två processerna är nära sammankopplade, hanterar de olika - men kompletterande - delar av ett företags faktureringsverksamhet. Tillsammans visar de vägen till ett mer effektivt, korrekt och strategiskt hanterat fakturaflöde, vilket i slutändan förbättrar företagets finansiella motståndskraft.

En vanlig missuppfattning är att automatiserad fakturahantering är en lösning som endast är anpassad för stora företag med stora transaktionsflöden. I själva verket är automatiserade fakturaflöden till nytta för företag i alla storlekar, även små och medelstora bolag. Större organisationer kan se mer omedelbara ekonomiska vinster på grund av verksamhetens storlek, medan mindre företag gynnas av förbättrad effektivitet, noggrannhet och tidsbesparingar.

Små och medelstora företag som oroar sig för höga startkostnader bör välja en leverantör som erbjuder en flexibel lösning och prismodell. Då kan lösningen ofta implementeras gradvis, vilket gör att företagen kan börja med en mindre mängd automatiseringsfunktioner och efterhand lägga till fler i takt med att de expanderar. Denna anpassningsförmåga gör det till ett lönsamt alternativ även för dem som bedriver verksamhet i mindre skala.

Det finns flera viktiga fördelar som driver på utvecklingen mot automatiserad fakturahantering. Här är några av de mest tydliga:

Färre fel och ökad noggrannhet: Manuell hantering innebär allt från inmatningsfel till missade förfallodatum. Automatiserade fakturaprocesser minskar dessa fel och säkerställer att fakturorna innehåller korrekt information och hanteras i rätt tid.

Förbättrat kassaflöde: Snabbare fakturagodkännanden och snabbare betalningar innebär att företagen kan minska sina genomsnittliga kredittider (på engelska: Days Sales Outstanding - DSO), vilket leder till mer förutsägbara och sundare kassaflöden. Den förkortade betalningstiden gör att företagen kan använda sina medel snabbare, vilket bidrar till tillväxten.

Kostnadsbesparingar: Utöver de direkta besparingarna på papper och porto ligger den verkliga vinsten med automatiserad fakturahantering i tidsbesparingar. Företagen kan frigöra tid från repetitiv och tidskrävande manuell hantering och fokusera på mer strategiska uppgifter.

Säkerhet: Finansiell data är känslig information. Med ökande hot mot cybersäkerheten kan automatiserade faktureringslösningar bidra till att upprätthålla stabila säkerhetsrutiner, så att datan förblir skyddad.

En av de mindre omtalade men ändå viktiga fördelarna med automatiserad fakturering är dess positiva inverkan på leverantörsrelationerna. Kontinuitet och tillförlitlighet är viktiga faktorer i alla affärsrelationer, och automatiserade faktureringslösningar är utmärkta i dessa avseenden. Automatiseringen säkerställer att fakturor behandlas och betalas i tid, vilket minskar förseningar som kan påverka leverantörsrelationerna negativt.

Automatiserade lösningar kan bidra till ökad tillförlitlighet, eliminera fel som kräver omständliga korrigeringar och skapa smidigare kontakter med leverantörerna. Denna pålitlighet kan hjälpa ditt företag att framstå som en tillförlitlig partner, vilket öppnar dörrar till långsiktiga fördelar som bättre betalningsvillkor och prioriterad service.

När man letar efter en lösning för fakturaautomatisering finns det många faktorer att ta hänsyn till. Här är några av dem:

Behovsanalys:

• Börja med att kartlägga ditt företags specifika behov.
• Ta hänsyn till faktorer som organisationsstorlek, transaktionsvolymer och hur komplex er verksamhet är.
• Välj en leverantör som kan tillgodose era nuvarande och framtida behov. Hitta en flexibel lösning som kan anpassas i takt med att verksamheten expanderar.
   

Utvärdering av funktioner: Vissa funktioner blir centrala för företag med internationell närvaro eller som överväger att expandera globalt. Utöver grundläggande funktioner bör du undersöka hur systemet hanterar automatisk formatkonvertering, vilket är avgörande för att sömlöst kunna hantera olika standarder för e-fakturering i olika länder. Kontrollera också om systemet erbjuder molnbaserad funktionalitet och stöd för flera valutor. Funktioner som dessa förenklar internationell affärsverksamhet och kan avsevärt höja effektiviteten i din faktureringsprocess.

Sömlös integration: Sömlös integration: Hitta en leverantör som gör det möjligt för dig att sömlöst koppla ihop dina nuvarande system, oavsett om det är affärs- eller bokföringssystem. Denna typ av integration minimerar manuella inmatningar och, som en följd av detta, felaktigheter som beror på den mänskliga faktorn.

Interoperabilitet: De flesta företag använder idag en mängd olika digitala verktyg, allt från affärssystem till bokföringsprogram. Det handlar inte bara om ett systems förmåga att integrera utan också om hur det är tänkt att anslutas till. Öppna nätverk har kopplingar från många till många, vilket gör att systemen kan interagera med varandra och skapa en dynamisk och anpassningsbar miljö. Slutna nätverk är däremot begränsade till fördefinierade system.

Användarupplevelse och fördjupad analys: Ett enkelt och användarvänligt gränssnitt är inte bara en bonus - det är avgörande för verksamhetens effektivitet. Utöver gränssnittet är det analysförmågan som verkligen gör ett företag starkare. Kraftfull analytisk kapacitet ger insikter och banar väg för ett datadrivet arbetssätt, där data omvandlas till användbar information. Denna process kan vara avgörande för att förfina strategier, identifiera flaskhalsar och optimera den övergripande faktureringsverksamheten.

Regelefterlevnad: Med myndigheter världen över som kräver e-fakturering räcker det inte med att hålla jämna steg med branschtrenderna - det handlar också om att följa lagen. Ditt faktureringssystem måste inte bara uppfylla lagkraven utan helst också ligga steget före.

Leta efter leverantörer av faktureringstjänster som inte bara lovar efterlevnad utan också proaktivt stödjer det. Ett stödsystem för efterlevnad är värdefullt. Om du väljer en leverantör med ett dedikerat team som fokuserar på att bevaka nya regelverk kan du vara säker på att du alltid arbetar inom ramen för lagen, oavsett vart din verksamhet tar dig.

Datasäkerhet: Inom finansiell verksamhet är säkerhet av största vikt. Välj en lösning som ställer höga krav på säkerhet, t.ex. datakryptering, flerfaktorsautentisering, regelbundna säkerhetsutvärderingar och efterlevnad av globala standarder för datasäkerhet.

Att gå från traditionell fakturering till ett smidigt, automatiserat faktureringssystem kräver noggrann planering, genomtänkt genomförande och fortlöpande uppföljning. Här är några viktiga steg som hjälper dig att genomföra övergången på ett framgångsrikt sätt:

Kartlägg den nuvarande processen: Börja med att kartlägga er befintliga faktureringsprocess från början till slut. Identifiera flaskhalsar, styrkor, svagheter och områden som är lämpliga för automatisering.

Sätt upp tydliga mål: Utifrån dina nyvunna insikter bör du sätta upp tydliga mål. Oavsett om ni vill minska fakturahanteringstiden med 50 %, uppnå en felprocent på noll eller övergå till 75 % e-fakturor inom de närmaste två åren, se till att dessa mål ligger i linje med era övergripande affärsstrategier.

Skapa en införandeplan: Att införa automatiserad fakturahantering handlar inte bara om att köpa en programvarulösning. Det handlar om att sätta upp tidsramar, fördela ansvarsområden, utbilda medarbetare och utbilda och introducera era leverantörer till att skicka elektroniska fakturor till er. Var beredd på utmaningar, allt från motstånd hos medarbetarna till tekniska problem, så se till att ha strategier för att hantera dem.

Bevaka och utvärdera: Sätt upp nyckeltal (KPI:er) för att mäta hur effektiv din programvara för automatiserad fakturahantering är. Följ kontinuerligt upp dessa mätetal och var beredd på att förfina din strategi baserat på de insikter du får.

Ovanstående steg kan verka många, krångliga och övermäktiga, men du ska inte stå där ensam. Din tjänsteleverantör bör vara en strategisk partner på denna resa. En erfaren leverantör hjälper dig i varje steg av implementeringsprocessen, inklusive målsättning, utbildning och onboarding av leverantörer. Det är viktigt att hitta en partner som förstår era behov och ger er vägledning, så att ni får en smidigare övergång och ett lyckat resultat.

När du väl har automatiserat din fakturahantering, kommer du aldrig vilja gå tillbaka till manuella processer igen. Automatiserad fakturering kan ge direkta och påtagliga fördelar som effektiviserad drift och hög säkerhet. Se det som en strategisk investering i ditt företags långsiktiga framgång. Och kom ihåg att en skicklig leverantör kan vara en pålitlig partner som erbjuder värdefullt stöd under hela processen. Så ta steget. Din framtida verksamhet kommer att tacka dig för det.