Si les termes « facture électronique » et « e-facture » ne sont pas nouveaux, il existe toutefois encore une certaine confusion quant à leur définition exacte. Nous répondons ici à quelques questions concernant ce terme et nous examinons les avantages de la véritable facturation électronique par rapport à d’autres types de factures couramment utilisés.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique (e-facture) est une facture émise, transmise, reçue, traitée et stockée électroniquement selon des formats de documents spécifiques. Les factures électroniques sont numériques et le restent tout au long du cycle de vie du document, depuis son émission jusqu’à son archivage.
Les solutions de facturation électronique peuvent remplacer certaines tâches manuelles par des règles et des actions commerciales automatisées afin d’accroître l’efficacité, de minimiser le traitement des erreurs et d’aider les entreprises à se conformer à la législation en matière de facturation électronique.
Qu’est-ce qui n’est pas considéré comme une facture électronique ?
Bien que de nombreux formats soient acceptés en matière de factures électroniques, toutes les factures numériques ne sont pas des factures électroniques. Voici deux types de factures inappropriés :
Les factures PDF, généralement envoyées par e-mail, ne sont pas des factures électroniques. Les factures PDF ne peuvent pas être traitées automatiquement car leur format n’est pas structuré.
Les factures papier, même si elles sont converties au format numérique, ne sont pas des factures électroniques car elles n’ont pas été émises par voie électronique.
Comparaison des différents types de factures
Voici un aperçu rapide et une comparaison des types de factures les plus courants.
Facture papier ou imprimée
La plupart du temps, les factures papier sont créées sur un support numérique, puis imprimées et envoyées par la poste à leur destinataire. Il faut un certain temps avant que les factures ne parviennent au destinataire et il est impossible d’en assurer le suivi.
Facture PDF (et autres fichiers image)
Les factures échangées par courrier électronique sous forme de fichiers PDF, Word ou autres fichiers image constituent une première alternative aux factures papier. Toutefois, il ne s’agit pas de factures électroniques car les données doivent être saisies manuellement ou à l’aide d’un logiciel de reconnaissance optique des caractères. De plus, les factures envoyées par courriel sont souvent imprimées sur papier à des fins de correspondance et d’archivage.
Facture électronique
Une e-facture est émise, transmise, reçue et traitée par voie électronique. La facturation électronique est une solution intégrée qui permet d’appliquer un flux entièrement automatisé, directement du système ERP d’une société vers un autre.
| Facture papier | Facture PDF | Facture électronique | |
|---|---|---|---|
| Aucune modification du système | Oui | Oui | Oui |
| Bon rapport qualité-prix | X | Oui | Oui |
| Plus grande efficacité | X | X | Oui |
| Sécurisé | X | X | Oui |
| Livraison et traitement en temps réel | X | X | Oui |
| Permet des opérations sans intervention | X | X | Oui |
| Haute qualité des données | X | X | Oui |
| Suivi et traçabilité | X | X | Oui |
| Flux de trésorerie optimisé et recouvrement des créances clients raccourci | X | X | Oui |
| ROI élevé | X | X | Oui |
| Respect de l’environnement | X | X | Oui |
Tableau : Comparatif des avantages des différents types de factures
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Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
Le dernier Rapport Billentis révèle que « Comparée au traitement classique des factures papier, la facturation électronique automatisée entraîne des réductions de coûts de 60 à 80 % dans la plupart des cas » (Bruno Koch, « The E-invoicing Journey 2019-2025 », 4.1.5).
D’où viennent toutes ces économies ? Lorsque la facturation électronique est réalisée correctement, elle fournit une vue d’ensemble et donne des idées de réduction des coûts et d’augmentation des marges bénéficiaires, ce qui n’est pas possible avec la facturation au format PDF et papier. Outre un ROI élevé, des économies à long terme et globalement de meilleurs résultats, voici quelques avantages de la facturation électronique:
- Opérations sans intervention :
la facturation électronique permet l’automatisation des tâches chronophages et sujettes aux erreurs, telles que la saisie de données, le rapprochement et les approbations. Le personnel peut ainsi être réaffecté à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Meilleurs flux de trésorerie et recouvrement des créances clients raccourci: la suppression de la paperasse et des tâches manuelles permet de réduire, souvent de plusieurs jours, les délais moyens de recouvrement des créances.
- Échange de documents et de données sécurisé :
le transfert de fichiers crypté, les signatures numériques et les réseaux sécurisés font de la facturation électronique le moyen le plus sûr d’envoyer et de recevoir des factures. De plus, les factures ne risquent pas d’être perdues par la poste ou dirigées vers le dossier des courriels indésirables.
- Livraison et traitement en temps réel :
suivez en direct l’état d’avancement de la livraison et du traitement des documents sur des plates-formes basées sur le cloud ou directement à partir de votre système ERP.
- Qualité élevée des données :
la facturation électronique vous permet d’accéder et d’analyser les données qui stimulent la croissance de l’entreprise ligne par ligne grâce à de meilleures décisions financières et d’approvisionnement.
- Exactitude des factures :
la validation et l’enrichissement automatisés des factures garantissent l’insertion exclusive de données transactionnelles correctes dans votre système ERP. Un nombre réduit d’écarts permet de diminuer les temps de cycle et d’améliorer les relations d’affaires.
- Suivi et traçabilité :
la facturation électronique suit automatiquement l’historique des transactions et l’ensemble du parcours des documents. Ainsi, vous ne perdez pas de temps à le faire manuellement.
- Respect de l’environnement :
outre le fait que la facturation électronique contribue à réduire la consommation de papier et les émissions de CO2, cet effort durable permet également de diminuer les coûts d’exploitation, d’accroître la rentabilité et de créer une réputation de marque transparente et digne de confiance.
- Respect des obligations légales :
en mettant en place la facturation électronique avec le bon fournisseur de services, vous avez la garantie d’être toujours à jour et de vous conformer à la législation fiscale et relative à l’archivage B2B et B2G.
- Possibilité de travailler à distance :
les tâches de facturation électronique peuvent être effectuées où que vous vous trouviez, sans qu’il soit nécessaire de recourir à des ressources supplémentaires telles que des imprimantes, des scanners ou le service postal.
Est-ce le bon moment pour vous lancer dans la facturation électronique ?
Oui ! Plusieurs éléments justifient l’intégration immédiate d’une stratégie de facturation électronique dans votre plan de transformation numérique :
- Exigences légales et du marché :
de nombreux gouvernements ont déjà mis en œuvre des lois impératives en matière de facturation électronique et d’autres emboîtent le pas. Votre pays sera peut-être le prochain, donc ce serait une bonne idée de commencer à vous y préparer dès maintenant.
- Avantage concurrentiel :
les entreprises privées comprennent rapidement les avantages de la facturation électronique. Le fait de pouvoir envoyer et recevoir des documents électroniques témoigne du caractère avant-gardiste de votre entreprise et de sa volonté de recourir à l’ensemble des capacités numériques.
- Création d’emplois et agilité :
l’automatisation offre plus d’opportunités au personnel qu’elle ne lui en enlève. Elle permet aux entreprises de créer des tâches basées sur des compétences, de faire évoluer celles qui existent déjà et de préserver les activités internes plutôt que d’utiliser des ressources tierces. En outre, il est de plus en plus important de créer des responsabilités agiles et innovantes qui ne soient pas entravées par les conditions du travail à distance.
Facteurs à prendre en compte pour votre stratégie de facturation électronique
Avant de vous engager dans une stratégie de facturation électronique, vous devez prendre en considération certains éléments. Voulez-vous découvrir :
Comment amener votre entreprise à s’engager dans la transformation ?
Comment impliquer vos partenaires commerciaux dans votre projet de facturation électronique ?
Comment connaître les formats et normes de facturation électronique les mieux adaptés à votre entreprise ?
Une autre considération importante est de définir la portée de votre projet – voulez-vous numériser le flux de factures de vos fournisseurs (AP Automatisation) ou le flux de factures de vos clients (AR Automatisation), ou les deux ?
Téléchargez notre e-book sur la facturation électronique ci-dessous pour obtenir des astuces et des conseils détaillés d’experts afin de réussir votre projet de facturation électronique !
Ce texte a été initialement publié le 18 février 2021 et mis à jour pour la dernière fois le 19 janvier 2022.
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