”Elektronisk faktura” eller ”e-faktura” är egentligen inget nytt begrepp, men det råder fortfarande viss förvirring kring exakt hur det ska definieras. I denna bloggartikel besvarar vi vanliga frågor om begreppet e-faktura och tittar närmare på fördelarna med e-fakturor jämfört med andra vanliga fakturatyper.
Vad är en e-faktura?
En elektronisk faktura (e-faktura) är en faktura som skapas, skickas, tas emot, behandlas och lagras elektroniskt i specifika dokumentformat. E-fakturor är digitala under hela sin livscykel, från utställande till arkivering.
E-fakturatjänster bidrar till att ersätta manuella arbetsuppgifter med automatiserade flöden, vilket ger ökad effektivitet och minimerad felhantering samt hjälper företag att uppfylla lagkrav avseende e-fakturering.
Vad anses inte vara en e-faktura?
Även om det finns många vedertagna e-fakturaformat är inte alla digitala fakturor e-fakturor. Här är två typer av fakturor som inte är e-fakturor:
PDF-fakturor, som vanligtvis skickas via e-post, är inte e-fakturor. PDF-fakturor kan inte behandlas automatiskt eftersom de inte skickas i ett strukturerat format.
Pappersfakturor, även om de konverteras till ett digitalt format, är inte e-fakturor eftersom de inte har skapats elektroniskt.
Jämförelse av olika fakturatyper
Nedan följer en genomgång av de vanligaste typerna av fakturor och vad som skiljer dem åt.
Pappersfaktura eller utskriven faktura
Pappersfakturor skapas oftast digitalt, skrivs sedan ut och skickas per post till mottagaren. Det tar tid för fakturan att nå mottagaren och leveransen är inte spårbar.
PDF-faktura (eller faktura i annat bildformat)
Fakturor som skickas via e-post som PDF-filer, Word-filer eller andra typer av bildfiler är ett första steg bort från ett pappersbaserat fakturaflöde. Dessa är dock inte e-fakturor eftersom informationen måste knappas in manuellt eller skannas in med en skanningstjänst. Dessutom skrivs fakturor som skickas via e-post ofta ut på papper för avstämning och arkivering.
E-faktura
En e-faktura skapas, skickas, tas emot och behandlas elektroniskt. E-fakturering är en integrerad tjänst som möjliggör ett helautomatiserat flöde mellan ett företags affärssystem och ett annat.
| Paper invoice | PDF invoice | E-invoice | |
|---|---|---|---|
| Inga systemändringar | Yes | Yes | Yes |
| Kostnadseffektiv | X | Yes | Yes |
| Ökar effektiviteten | X | X | Yes |
| Säker | X | X | Yes |
| Leverans och hantering i realtid | X | X | Yes |
| Möjliggör automatisering | X | X | Yes |
| Hög datakvalitet | X | X | Yes |
| Spårbarhet | X | X | Yes |
| Förbättrat kassaflöde och kortade likviditetstider | X | X | Yes |
| Hög ROI | X | X | Yes |
| Miljövänlig | X | X | Yes |
Tabell: Jämförelse av fördelarna med olika fakturatyper
Kostnadsfritt webinar om e-fakturering
Vilka är fördelarna med e-fakturering?
Enligt den senaste Billentisrapporten kan automatiserad e-fakturering i de flesta fall ge kostnadsbesparingar på 60–80 % jämfört med traditionell pappersfakturering (Bruno Koch, ”The E-invoicing Journey 2019-2025”, 4.1.5).
Var görs alla dessa besparingar? En e-fakturatjänst som implementeras på rätt sätt ger företag ökad överblick och kontroll, vilket möjliggör minskade kostnader och ökad vinstmarginal på ett sätt som inte är möjligt för ett företag som hanterar PDF:er och pappersfakturor. Här är några av fördelarna med e-fakturering som bidrar till hög ROI, långsiktiga besparingar och allmänna förbättringar av verksamheten:
- Automatiserad hantering:
E-fakturering gör det möjligt att automatisera tidskrävande och felbenägna arbetsuppgifter som datainmatning, avstämning och fakturagodkännanden så att dina medarbetare kan ägna sig åt andra mer värdeskapande arbetsuppgifter.
- Bättre kassaflöde och kortade likviditetstider:
Genom att eliminera pappersarbete och manuell hantering kan likviditetstiderna i de flesta fall minskas med flera dagar.
- Säker dokument- och dataöverföring:
Krypterad filöverföring, digitala signaturer och säkra nätverk gör e-fakturering till det säkraste sättet att skicka och ta emot fakturor. Det finns inte heller någon risk att fakturor försvinner i posten eller hamnar i skräpposten.
- Leverans och behandling i realtid:
Visa leverans- och behandlingsstatus i realtid för dokument på en molnbaserad plattform eller direkt i ditt affärssystem.
- Data av hög kvalitet:
Med e-fakturering får du tillgång till och kan analysera detaljerade affärsdata som driver företagets tillväxt genom att möjliggöra bättre beslutsfattande.
- Korrekta fakturor:
Tack vare automatiserad fakturavalidering och berikning matas endast korrekta transaktionsdata in i ditt affärssystem. Färre avvikelser innebär kortare cykeltider och förbättrade affärsrelationer.
- Uppföljning och spårbarhet:
E-invoicing automatically tracks transaction history and entire document journey and so you don’t have to spend time doing it manually.
- Miljövänligt:
E-fakturering hjälper dig inte bara att minska användandet av papper och utsläppen av koldioxid. Det sänker också driftkostnaderna, leder till ökad lönsamhet och ökad transparens samt förbättrar företagets anseende i allmänhet.
- Uppfyll lagkrav:
Med en e-fakturatjänst från rätt tjänsteleverantör är du alltid uppdaterad med och uppfyller alla lokala krav avseende moms och arkivering.
- Perfekt för hemmaarbete:
En e-fakturatjänst kan skötas på distans och du behöver varken skrivare, skannrar eller postgång.
När är rätt tidpunkt att börja med e-fakturering?
Nu är rätt tid att börja med e-fakturering! Det finns flera anledningar att övergå till e-fakturering så snart som möjligt:
- Juridiska och marknadsmässiga krav:
Många länder redan har lagstiftat om obligatorisk e-fakturering och flera står på tur. De länder du har verksamhet i kan komma härnäst, så det skadar inte att förbereda sig i tid.
- Konkurrensfördelar:
Inom den privata sektorn börjar allt fler företag också att inse fördelarna med e-fakturering. Genom att kunna skicka och ta emot elektroniska dokument visar du att ditt företag är proaktivt och i framkant av den digitala utvecklingen.
- Skapar jobb och flexibilitet:
Automatisering skapar fler möjligheter för företagets medarbetare än den tar bort. Den gör det möjligt för företag att skapa kompetensbaserade roller, utveckla befintliga roller och behålla verksamhet internt istället för att använda externa resurser. Det blir också allt viktigare att skapa flexibla, innovativa roller som inte begränsas av distansarbete.
Att tänka på innan du påbörjar övergången till e-fakturering
Innan du klubbar igenom din e-faktureringsstrategi finns det vissa saker du bör tänka på. Du bör ta reda på:
hur får du dina medarbetare att engagera sig i förändringsarbetet?
hur du får med dig dina affärspartners i projektet?
hur tar du reda på vilka e-fakturaformat och -standarder som är mest kompatibla med ditt företag?
Det är också viktigt att definiera projektets omfattning. Vill du digitalisera ditt leverantörsfakturaflöde, ditt kundfakturaflöde eller båda?
Ladda ner vår kostnadsfria e-bok här nedan så får du mer information och guidning för att kunna genomföra ett framgångsrikt e-fakturaprojekt!
Denna text publicerades första gången 18 Februari 2021 och uppdaterades 19 Januari 2022.
Ladda ner e-bok om e-fakturering
Ämnen
Håll dig uppdaterad med vårt nyhetsbrev
Utforska mer innehåll
Kontakta oss
Vill du börja använda våra tjänster eller lära dig mer? Fyll i dina uppgifter nedan så kontaktar vi dig!