Vad är e-fakturering och hur fungerar det?

E-fakturering, eller elektronisk fakturering, syftar på den digitala omvandlingen av faktureringsprocessen. Med hjälp av specialutvecklad programvara eller särskilda tjänster automatiseras olika steg i faktureringsprocessen – från skapande och distribution till mottagning och arkivering. Metoden hjälper företagen att snabba upp faktureringen, förbättra noggrannheten och följa fakturerings- och betalningsregler i olika länder.

En elektronisk faktura (e-faktura) är ett dokument som möjliggör en sömlös överföring av faktureringsuppgifter mellan säljare och köpare. Fakturan utfärdas, överförs, tas emot, behandlas och lagras i särskilda dataformat som XML eller andra strukturerade dataformat som kan hanteras av ERP-system. Till skillnad från andra typer av fakturor är e-fakturan digital under hela processen, från skapande till arkivering.

Här är en snabb översikt över de vanligaste typerna av fakturor som inte anses vara e-fakturor och hur de kan jämföras:

Pappersfaktura eller utskriven faktura

Pappersfakturor, även om de konverteras till ett digitalt format, är inte e-fakturor eftersom de inte har skapats elektroniskt.

PDF-faktura (och andra bildfiler)

Fakturor som skickas via e-post som PDF, Word-dokument eller andra bildfiler är ett första steg bort från ett pappersbaserat fakturaflöde. Dessa typer av fakturor kallas ofta felaktigt för e-fakturor. Det är dock inte riktiga e-fakturor eftersom mottagaren måste knappa in uppgifterna manuellt eller fånga upp dem med OCR-teknik. Dessutom behöver e-postfakturor ofta skrivas ut på papper för matchnings- och arkiveringsändamål.

Andra typer av fakturor

Begreppen ”digital faktura”, ”onlinefaktura” och ”e-räkning” används ibland som synonymer till ”e-faktura” eller ”elektronisk faktura”. Det bör dock påpekas att dessa alternativa termer inte alltid har samma definition. Alla digitala fakturor är med andra ord inte äkta e-fakturor. Om du är osäker kan du alltid använda till definitionerna ovan. 

Tabell: Jämförelse av fördelar för olika fakturatyper 

Elektronisk fakturering kan ha fördelar för företag av alla storlekar. Även om större organisationer kan uppnå mer omedelbara kostnadsbesparingar och effektivitetsvinster kan även små företag dra nytta av mindre pappersarbete, snabbare betalningshantering och ökad korrekthet. I dagens affärslandskap blir det allt viktigare för företagen att förstå e-faktureringens innebörd eftersom efterfrågan på effektiva lösningar växer och ofta är ett krav från kunderna. 

Enligt den senaste Billentisrapporten kan automatiserad e-fakturering i de flesta fall ge kostnadsbesparingar på 60–80 % jämfört med traditionell pappersfakturering (Bruno Koch, ”The E-invoicing Journey 2019-2025”, 4.1.5).

Var görs alla dessa besparingar? En e-fakturatjänst som implementeras på rätt sätt ger företag ökad överblick och kontroll, vilket möjliggör minskade kostnader och ökad vinstmarginal på ett sätt som inte är möjligt för ett företag som hanterar PDF:er och pappersfakturor. Här är några av fördelarna med e-fakturering som bidrar till hög ROI, långsiktiga besparingar och allmänna förbättringar av verksamheten:

Tidsbesparing: En automatiserad faktureringsprocess sparar tid genom att minska behovet av manuell datainmatning och bearbetning. Därmed kan företagen fokusera på mer strategiska aktiviteter.

Noggrannhet och effektivitet: Tack vare automatiserad fakturavalidering och berikning matas endast korrekta transaktionsdata in i ditt affärssystem. Färre avvikelser innebär kortare cykeltider och förbättrade affärsrelationer.

Förbättrad hantering av kassaflödet: Med e-fakturering kan företag ta emot betalningar snabbare, vilket förbättrar deras kassaflödeshantering och minskar den genomsnittliga kredittiden (DSO). Elektronisk fakturering ger också bättre insyn i fakturastatus och betalningshistorik, vilket gör det lättare att spåra och hantera betalningar.

Säker dokument- och dataöverföring: Krypterad filöverföring, digitala signaturer och säkra nätverk gör e-fakturering till det säkraste sättet att skicka och ta emot fakturor. Det finns inte heller någon risk att fakturor försvinner i posten eller hamnar i skräpposten.

Miljövänligt: E-fakturering hjälper dig inte bara att minska användandet av papper och utsläppen av koldioxid. Det sänker också driftkostnaderna, leder till ökad lönsamhet och ökad transparens samt förbättrar företagets anseende i allmänhet.

Uppfyll lagkrav: Med en e-fakturatjänst från rätt tjänsteleverantör är du alltid uppdaterad med och uppfyller alla lokala krav avseende moms och arkivering.

Leverans och bearbetning i realtid: En bra e-fakturalösning gör det möjligt att se dokumentens leverans- och behandlingsstatus via molnbaserade plattformar eller direkt från ert affärssystem.

Data av hög kvalitet: Med e-fakturering får du tillgång till och kan analysera detaljerade affärsdata som driver företagets tillväxt och bättre beslutfattande.

Uppföljning och spårbarhet: E-fakturering spårar automatiskt transaktionshistoriken och hela dokumentflödet så att du inte behöver lägga tid på att göra det manuellt..

Perfekt för hemmaarbete: En e-fakturatjänst kan skötas på distans och du behöver varken skrivare, skannrar eller postgång.

E-fakturering effektiviserar ekonomiprocesserna genom att möjliggöra en systematisk hantering av leverantörsreskontra och kundreskontra i digitaliserade arbetsflöden hos både kunden och leverantören. Nedan följer en steg för steg-guide som ger en kortfattad översikt över varje process:

Kundfakturering (utgående fakturor)

1. Skapa fakturor: Det här är första steget i hanteringen av kundfordringar. En e-faktura skapas i ett ERP-system eller på en e-faktureringsplattform för fakturering av kunden för tillhandahållna varor eller tjänster.
2. Integration och dataöverföring: Den skapade fakturan överförs sedan till kunden via en operatör i ett strukturerat dataformat genom säkra och integrerade lösningar som bidrar till att upprätthålla uppgifternas riktighet och fullständighet.
3. Validering: Innan fakturan skickas till kunden valideras den automatiskt för att säkerställa att den överensstämmer med gällande regler och standarder.
4. Leverans till mottagaren: Den validerade e-fakturan skickas sedan till kunden i önskat format och i enlighet med kundens önskemål och krav, vilket möjliggör snabba och smidiga transaktioner.

Leverantörsfakturering (inkommande fakturor)

1. Fakturamottagning: Den här processen inleder leverantörsreskontrahanteringen, som börjar med att en elektronisk faktura tas emot från en leverantör och direkt integreras i mottagarens ekonomi- eller ERP-system.
2. Integration och databehandling: I det här steget behandlar systemet fakturauppgifterna i ett strukturerat format och förbereder dem för vidare granskning och validering, vilket säkerställer en sömlös integration och ett smidigt dataflöde.
3. Validering: Precis som i den utgående processen genomgår e-fakturan automatiserad granskning för att verifiera att den överensstämmer med gällande regler så att transaktionerna blir korrekta och transparenta.
4. Bokföring: Efter validering läggs fakturauppgifterna automatiskt in i ekonomisystemet, vilket effektiviserar betalningsprocessen och hanteringen av leverantörsfakturor. Därmed är den sömlösa affärstransaktionen slutförd.

Vid e-fakturering används standardiserade format som säkerställer att alla fakturor har samma struktur och innehåll och möjliggör en problemfri dataöverföring mellan olika system. Det här är några av vanligaste e-faktureringsstandarderna:

JSON (JavaScript Object Notation): JSON är ett lättviktigt format för datautbyte som är enkelt att läsa och skriva för både människor och maskiner. JSON förknippas oftast med webbapplikationer, men tack vare sin enkelhet och kompatibilitet med moderna programmeringsspråk blir det allt vanligare även inom e-fakturering.

XML (eXtensible Markup Language): XML är ett mångsidigt märkspråk som används för att definiera struktur och datainnehåll i ett format som kan läsas av oss människor. Det här formatet är mycket vanligt i e-fakturering tack vare sin flexibilitet och utbyggbarhet. I en XML-baserad e-faktura taggas dataelementen med beskrivande etiketter som gör det lättare att tolka och behandla informationen.

Peppol BIS: En standardiserad uppsättning format som är särskilt framtagen för elektroniska dokument kopplade till inköpsprocesser i Peppol-nätverket. Formaten underlättar överföringen av olika inköpsrelaterade dokument, bland annat fakturor. Den här standarden är integrerad i moderna e-faktureringsprocesser och möjliggör interoperabilitet och effektiv kommunikation mellan olika affärssystem i olika länder.

EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport): EDIFACT är en global standard för elektronisk dataöverföring (electronic data interchange, EDI) som används i flera olika branscher. Även om den traditionellt har använts för papperslös överföring av affärsdokument, exempelvis fakturor, har den även anpassats för moderna e-faktureringsprocesser.

E-fakturering B2B (Business-to-Business) syftar på digital överföring av fakturor mellan företag. Säljaren skickar en elektronisk faktura till ett annat företag för den produkt eller tjänst som har tillhandahållits. På så sätt effektiviseras komplexa faktureringsprocesser, noggrannheten ökar och betalningstiderna kortas.

E-fakturering B2C (Business-to-Consumer) syftar på elektronisk fakturering mellan företag och privatkunder. Företag skickar elektroniska fakturor till kunderna, vilket gör processen smidigare och minskar pappersanvändningen. Dessutom får kunderna en digital dokumentation av sina transaktioner.

E-fakturering B2G (Business-to-Government) syftar på elektronisk fakturering mellan företag och myndigheter. Företagen skickar elektroniska fakturor till myndigheter för tillhandahållna varor och tjänster i enlighet med specifika myndighetsstandarder och lagkrav. Tillvägagångssättet ökar de ekonomiska transaktionernas effektivitet, transparens och korrekthet inom offentlig sektor.

Många länder planerar att införa eller har redan infört obligatorisk e-fakturering för företag som verkar inom deras gränser. Kraven varierar i omfattning och komplexitet, men syftet är oftast att modernisera faktureringsmetoderna och förhindra skattebedrägerier. Enligt lagstiftningen måste företagen anpassa sina faktureringsprocesser så att de överensstämmer med de nya reglerna. Det handlar bland annat om att använda digitala lösningar, säkerställa datakorrektheten och följa respektive lands formaterings- och datastandarder. Även om de här förändringarna initialt kan kräva anpassning av företagen leder de på lång sikt till bland annat ökad effektivitet, mindre fel och bättre efterlevnad av skattelagarna. Frågan är när, inte om. 

Den som ger sig ut på e-faktureringsresan tar ett spännande kliv framåt. Oavsett om du inför e-fakturering för att tillgodose kundernas önskemål eller vill automatisera hela faktureringsprocessen är det viktigt att du definierar vad du vill uppnå. Ofta kan det vara bra att börja med en liten och flexibel lösning som sedan kan expanderas successivt i takt med dina mål. På så sätt får du en produktiv och välfungerande utvecklingsprocess som skräddarsys efter företagets behov och önskemål. Några saker som är viktiga att tänka på:

Engagemang på hela företaget: För att införandet av e-fakturering ska bli lyckat krävs engagemang på flera nivåer i organisationen. Det är viktigt att det finns ett stöd hos den högsta ledningen så att tillräckligt med tid och resurser avsätts för projektet. Kommunicera e-faktureringens fördelar till alla intressenter så att ni får med dem på tåget.

Välj rätt e-faktureringslösning: Det finns många olika e-faktureringslösningar på marknaden, allt från enkla faktureringsprogram till mer avancerade lösningar som kan integreras med ditt företags ERP-system. Välj en lösning som passar ditt företag och era behov.

Integration med befintliga system: När det görs på rätt sätt ska de nya lösningarna integreras sömlöst med dina befintliga lösningar, bland annat bokföringsprogram, ERP-system och andra ekonomiverktyg. Integration är en förutsättning för ett smidigt dataflöde mellan olika system och minimerar problemen under implementeringsfasen.

Nätverkets räckvidd: Storleken på leverantörens nätverk är en viktig faktor. Om du väljer en leverantör som har ett stort nätverk med många anslutna företag blir det lättare för ditt företag att skicka och ta emot e-fakturor till och från många olika kunder och leverantörer.

Se till att lagkraven uppfylls: Se till att din leverantör och lösning har vad som krävs för att du ska kunna uppfylla de ständigt föränderliga e-faktureringskraven så att du slipper straffavgifter och juridiska problem längre fram.

Utgående eller inkommande flöden, eller både och? En annan viktig aspekt är att definiera projektets omfattning. Vill du digitalisera ditt leverantörsfakturaflöde eller ditt kundfakturaflöde eller både och? Se till att du väljer en leverantör som kan tillgodose alla dina faktureringsbehov.

Få med dig dina affärspartners på tåget: För att du verkligen ska kunna dra nytta av e-faktureringens fördelar är det viktigt att du får med dig dina affärspartners – både leverantörer och kunder. Leta efter en leverantör som kan hjälpa dig att få med dig dina leverantörer och som beskriver värdet för dina affärspartners och ser till att ditt e-faktureringsprojekt blir framgångsrikt. 

Elektronisk fakturering förändrar spelplanen för företag som vill effektivisera sina faktureringsprocesser, minska kostnaderna och öka effektiviteten. Genom att införa e-fakturering kan du spara tid, minska antalet fel och förbättra din kassaflödeshantering. E-fakturering har dessutom miljömässiga fördelar eftersom den minskar miljöpåverkan från pappersbaserad fakturering. I takt med att världen blir alltmer digital och nya lagkrav träder i kraft är e-fakturering ett viktigt steg mot en mer hållbar och effektiv framtid för företag av alla storlekar. Vi hoppas att informationen ovan hjälper dig och ditt företag att komma igång med e-fakturering på ett bra sätt och dra nytta av fördelarna. 

Denna text offentliggjordes ursprungligen den 18 februari 2021 och uppdaterades senast den 28 september 2023.